Hầu hết dân văn phòng dành tới ít nhất 60% thời gian chỉ ở trong nhà, điều đó có thể khiến cho thể trạng tinh thần, cách hành xử, khả năng và cách giao tiếp của họ bị ảnh hưởng. Vậy nên việc thiết kế văn phòng cần tạo ra bầu không khí tốt, ánh sáng đầy đủ, nhiệt độ điều hòa, giảm tiếng ồn và màu sắc tươi mới để giảm căng thẳng và nâng cao năng suất lao động.

Thiết kế công sở là việc sắp xếp không gian làm việc theo một trật tự nào đó để nhân viên có thể làm việc hiệu quả, bởi vì một môi trường làm việc tốt hơn sẽ cho ra kết quả lao động tốt hơn.

Đặc điểm của công việc và các nhân viên là những yếu tố quan trọng để thiết kế văn phòng. Một văn phòng với bầu không khí thân mật sẽ kích thích sự thể hiện bản thân của các nhân viên và tối đa hóa năng suất của họ.

Nhiều nghiên cứu ở các văn phòng và tòa nhà công sở đã chỉ ra rằng sự khó chịu, nơi làm việc lộn xộn và toàn bộ những điều kiện môi trường đều là thủ phạm của việc giảm năng suất, còn phần lớn các nhân viên thấy khó chịu đều cho rằng môi trường làm việc khiến họ không thoải mái.

Việc thiết kế công sở thường phải nghiên cứu về cả người lao động lẫn tiến trình làm việc. Tức là quy trình làm việc phải được kiểm nghiệm để làm mọi người hài lòng.

Sau khi đã phân tích công việc và xác định được cách nó vận hành thì thiết kế tổng thể sẽ được dựng lên theo quy trình làm việc để đảm bảo công việc được vận hành trơn tru mà không gặp trở ngại nào.

Các yếu tố cơ bản trong thiết kế văn phòng

Các nghiên cứu chứng minh rằng sự thoải mái và năng suất lao động có ảnh hưởng lẫn nhau. Chỉ cần một sự thay đổi nhỏ trong hệ thống hay tổ chức thôi cũng giúp cho hiệu quả làm việc được cải thiện.

Để thiết kế văn phòng tốt, chúng ta nên tập trung vào hiệu quả, sự sáng tạo và năng suất của người lao động. Dựa trên những biểu hiện gần đây, các chuyên gia đều đồng ý rằng các yếu tố ảnh hưởng đến năng suất là thiết bị vật chất, tiếng ồn, độ linh động, thoải mái, giao tiếp, ánh sáng, nhiệt độ, chất lượng không khí và cả những sắp xếp không gian làm việc.

Những thiết bị văn phòng phù hợp sẽ cho ra năng suất lao động cao hơn 10 – 15%. Chất lượng không khí kém sẽ làm cho nhân viên thấy không thoải mái và có thể gây ra hàng loạt bệnh tật dẫn đến căng thẳng giữa các nhân viên.

Nếu hệ thống thông gió trong nhà được tăng lên hai lần mức tối thiếu của nó thì năng suất lao động sẽ nhích lên đáng kể. Nhiệt độ cũng là một yếu tố ảnh hưởng tới tất cả mọi người ở môi trường làm việc.

Quá nhiều hay quá ít ánh sáng ảnh hưởng đến từng cá nhân và có thể dẫn đến stress. Có thể không chỉ do lượng ánh sáng nhiều hay ít mà còn do chất lượng ánh sáng. Mỗi loại ánh sáng lại có các đặc tính khác nhau.

Nếu chúng ta phải hoàn thành các công việc hàng ngày trong môi trường thiếu ánh sáng hoặc ánh sáng yếu sẽ gây ra căng mắt, dẫn tới đau đầu, dễ cáu kỉnh và trầm cảm.

Tiếng ồn trong các công sở xuất phát từ các nhân viên, máy móc, máy tính hay điện thoại. Tiếng ồn công sở cũng đóng góp phần nào vào sự không thoải mái, khiến stress và mất tập trung.

Thiết kế không gian trong công sở hiệu quả sẽ trợ giúp công việc hàng ngày của các nhân viên, họ sẽ được đảm bảo cả không gian cá nhân lẫn không gian chung đều được tận dụng hiệu quả. Ngược lại, những khu vực bừa bộn trật chội cũng có thể gây ra sự cục cằn thô lỗ giữa các đồng nghiệp.

Các nghiên cứu cũng tiết lộ rằng nữ nhân viên còn quan tâm đến không gian làm việc nhiều hơn so với đàn ông. Trong cùng một môi trường thì nữ nhân viên chú ý đến thiết bị và các sắp xếp thiết kế không gian, còn nam nhân viên lại bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn, ánh sáng và nhiệt độ.

Mẹo để nâng cao hiệu quả thiết kế văn phòng

Một vài phương pháp đơn giản, không tốn kém dưới đây có thể sẽ tăng hiệu quả thiết kế văn phòng nhằm nâng cao năng suất lao động và cả tinh thần làm việc.

Ví dụ như những thiết bị được thiết kế thoải mái sẽ khiến thái độ của các nhân viên thay đổi hoàn toàn. Để nâng cao hiệu quả, sắp xếp chỗ ngồi cũng có thể thay đổi, đi kèm với đó là những thiết bị có thể di chuyển hay điều chỉnh.

Nhân viên có thể điều chỉnh ghế ngồi tới độ cao hay góc độ thích hợp để chân vừa với sàn. Tương tự vậy, máy móc và các thiết bị có thể tự điều chỉnh tùy từng nhân viên cũng giúp tránh stress, căng mắt và cả đau lưng.

** Gợi ý nho nhỏ là mức âm thanh cũng cần được kiểm soát để các nhân viên có thể thực hiện các hoạt động văn phòng thường ngày một cách thoải mái.

Vì lý do này mà những khu vực làm việc tách biệt được thiết kế: các thiết bị gây ồn như máy fax và máy copy được phân bố tại một nơi, các đội được nhóm lại để làm việc với nhau ở các khu vực chung, tránh xa những nhân viên cần nơi làm việc yên tĩnh. Hệ thống ô ván, thảm, gạch cách âm là các ý hay để kiểm soát tiếng ồn.

** Có thể tăng ánh sáng tự nhiên bằng cách dùng mái chéo góc để ánh sáng từ cửa sổ phản chiếu vào. Sự thay đổi ánh sáng tổng thể trong văn phòng có thể là một cách tốn kém để nâng cao hiệu suất.

Bên cạnh việc dùng ánh sáng tự nhiên và cửa sổ, văn phòng có thể trông thân thiện hơn với những bức tranh phong cảnh, cây cỏ với những cảnh đẹp và không khí trong lành cho nơi làm việc. Cũng nên chú ý đặc biệt đến không khí ấm áp trong văn phòng.

Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng môi trường ấm cúng thúc đẩy năng suất cao hơn một nơi lạnh lẽo.

*Gợi ý: Trong văn phòng cũng có thể khuyến khích nhân viên tự trang trí bàn làm việc của họ bằng thảm để chân hay màn che,… để làm việc thoải mái. Để giải tỏa stress, các nhân viên công sở cũng có thể kết hợp những dấu ấn cá nhân và phong cách để thể hiện mình. Họ có thể mang những chậu cây nhỏ, hộp đựng bút, ảnh gia đình, các phụ kiện khác,… để trang trí bàn làm việc của họ.

Tuy nhiên, họ phải đảm bảo sắp xếp những vật dụng này hợp lý để tránh gây bừa bộn bàn làm việc.
Không gian công sở cũng có thể tận dụng một cách sáng tạo và thông minh để cân bằng yêu cầu giao tiếp, tập trung và quy trình tương tác trong nơi làm việc của tổ chức.

Cuối cùng, chính môi trường làm việc cũng có thể truyền tải không khí ấm áp, thoải mái và chuyên nghiệp mà vẫn cho phép quy trình làm việc không bị gián đoạn.

Các yếu tố thiết kế văn phòng có mức độ quan trọng như nhau và cần thiết với phòng làm việc ở nhà hay môi trường làm việc không mang tính công sở. Văn phòng phải tạo ra được không gian làm việc yên tĩnh.

Ở nhà, nếu có thể thì hãy đặt văn phòng của mình ở nơi có nhiều cửa sổ, nó sẽ giúp tận dụng tối đa ánh sáng tự nhiên. Để biến phòng làm việc tại gia thành một nơi thoải mái, phù hợp, hãy sử dụng các vật liệu thích hợp, ánh sáng đầy đủ, cây cỏ tự nhiên và thiết kế các chức năng để giảm thiểu tối đa sự khó chịu và mất tập trung nhằm giúp mọi người làm việc năng suất hơn.

Mặc dù có đủ các lý do để coi thiết kế văn phòng là một yếu tố quan trọng để nâng cao năng suất làm việc nhưng phần lớn các công ty đều không đánh giá cao mức độ quan trọng của nó.

Sự sắp xếp không gian, tiếng ồn, ánh sáng và nhiệt độ môi trường có ảnh hưởng to lớn đến năng suất lao động. Để đạt được mức độ thấu hiểu nhau giữa các nhân viên cao hơn, chúng ta cần xem xét cả việc quản trị nguồn nhân lực, thiết kế văn phòng và quản trị năng lực. Nó sẽ giúp cho việc đánh giá xem thiết kế văn phòng đã tạo sự thoải mái hay giảm năng suất lao động.

Với các công ty, tạo ra một không gian làm việc chuyên nghiệp, đúng chức năng và thoải mái sẽ tạo ra hình ảnh đẹp cho các đối tác với các khách hàng tiềm năng, đồng thời nâng cao động lực, sự sáng tạo và năng suất của nhân viên.